Новий розмір мінзарплати: як обчислити лікарняні

З 01.12.2021 розмір мінзарплати в Україні становить 6500 грн. З цієї дати враховуйте його, коли обчислюватимете е-лікарняні. Як саме — розглянемо детально на прикладах робочих ситуацій із практики. Однак спершу нагадаємо, як підготуватися до розрахунків.

Підготовка до розрахунків

Аби правильно обчислити е-лікарняний, керуйтеся Законом № 1105 та Порядком № 1266. Також у пригоді стануть Приклади Мінсоцполітики № 1022.

Насамперед розділіть е-лікарняні, які обчислюватимете, на дві категорії, тобто на ті, які отримали працівники, що працюють в установі:

1) більше ніж пів року;

2) менше ніж пів року.

Коли розподілятимете е-лікарняні, не зважайте на причину непрацездатності працівника. Проте далі розподіліть кожну з категорій е-лікарняних за причинами непрацездатності, а саме:

• вагітність та пологи;
• тимчасова непрацездатність, травми невиробничого характеру, догляд тощо.

До окремої категорії виділіть е-лікарняні сумісників.

Такий розподіл значно полегшить роботу. Розглянемо, як обчислити лікарняні за кожною із категорій.

Лікарняні працівникам, які працюють більше пів року

Е-лікарняні працівникам, що працюють в установі більше ніж пів року, та які містять причину непрацездатності, зокрема, «тимчасова непрацездатність», обчислюйте та оплачуйте в загальному порядку, а саме:

• визначте середньоденний заробіток;
• застосуйте до нього розмір страхового стажу;
• помножте результат, який отримали, на кількість календарних днів е-лікарняного, які підлягають оплаті.

Розмір мінзарплати на розмір виплати за е-лікарняними з цієї категорії жодним чином не впливає. Головне — правильно застосувати страховий стаж.

Застосовуйте відповідний відсоток страхового стажу до е-лікарняних працівників, які не належать до пільгових категорій (ст. 24 Закону № 1105):

Розмір лікарняних залежно від загального страхового стажу

Водночас, незалежно від страхового стажу, у розмірі 100% середньоденного заробітку допомогу надавайте:

• постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи 1—3 категорій;
• одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранам війни та особам, на яких поширюється дія Закону № 3551¹;
• жертвам нацистських переслідувань за Законом № 1584;
• донорам, які мають право на пільгу за статтею 10 Закону № 239;
• особам, реабілітованим відповідно до Закону № 962, із числа тих, яких піддавали репресіям у формі позбавлення волі/ув’язнення або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
• медпрацівникам за період самоізоляції через COVID-19.

До е-лікарняних працівників, які не належать до пільгових категорій, застосовуйте страховий стаж

 

Якщо на самоізоляції через COVID-19 перебував не медпрацівник, йому е-лікарняний оплачуйте у розмірі 50% середнього доходу незалежно від розміру його загального страхового стажу. Натомість працівникам і гіг-спеціалістам резидентам Дія Сіті — в розмірі зарплати/доходу таких осіб, з якого фактично сплачували страхові внески до ПФУ, незалежно від страхового стажу (ч. 2 ст. 24 Закону № 1105).

Декретні працівницям, які працюють більше пів року

Коли оплачуєте працівниці лікарняний, який містить причину непрацездатності «вагітність та пологи», пильнуйте, щоб не заплатити їй менше належного. Оплачуйте е-лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами у розмірі, не меншому за розмір допомоги, який обчислили із мінзарплати² (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105). При цьому відсоток страхового стажу до декретних не застосовуйте (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Обчислимо декретні працівниці, яка працює більше ніж пів року, на конкретному прикладі.

Приклад 1. Декретні для працівниці, яка працює більше ніж пів року НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця перебуває у трудових відносинах з установою більше року і весь час працює на мінімальну зарплату. З 6 грудня 2021 року у неї розпочався лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 календарних днів (к. дн.). Розрахунковий період для обчислення такого лікарняного — період з 01.12.2020 по 30.11.2021. За цей період мінзарплата становила: з 01.12.2020 по 31.12.2020 — 5000 грн на місяць; з 01.01 2021 по 30.11.2021 — 6000 грн на місяць. Позаяк за вказаний час працівниця не була відсутня на роботі через поважні причини, беремо у розрахунок всі 365 днів розрахункового періоду. Лікарняні обчислюйте в декілька етапів. 1. Визначте середньоденний заробіток з фактичної зарплати працівниці: (5000,00 грн + 6000,00 грн × 11) ÷ 365 = 71 000,00 грн ÷ 365 = 194,52 грн. 2. Обчисліть середньоденний заробіток на основі мінзарплати: 6500,00 грн ÷ 30,44 = 213,53 грн. 3. Порівняйте, який середньоденний заробіток менше: 194,52 грн < 213,53 грн. Оскільки середньоденний заробіток, який обчислили з фактичного заробітку, менший за той, який обчислили з мінзарплати, допомогу обчислюйте на основі мінзарплати. Отже, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами складає: 213,53 грн × 126 = 26 904,78 грн. При цьому лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами повністю оплачує ФСС за свій рахунок, тобто у заяві-розрахунку бухгалтер має вказати всю цю суму.

Обмежуйте мінзарплатою у розмірі 6500 грн винятково е-лікарняні у зв’язку з вагітністю та пологами за страховими випадками, які настали в грудні 2021 року.

Якщо працівниця, у якої страховий випадок настав, наприклад, 28.11.2021, подала до установи заяву з проханням надати їй відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 01.12.2021, декретні обчислюйте з мінізарплати у розмірі 6000 грн, а не 6500 грн. Адже страховий випадок за е-лікарняним настав до підвищення розміру мінзарплати.

Коли обчислюєте декретні, відсоток страхового стажу до них не застосовуйте

 

Аналогічно оплачуйте паперові або е-лікарняні працівницям, яким через складні пологи чи народження двох і більше дітей заклад охорони здоров’я видав/сформував додатковий лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами на 14 к. дн. Цей лікарняний є продовженням основного лікарняного. Відповідно, щоб його оплатити, використовуйте середньоденний заробіток, який обчислили для оплати основного лікарняного. Закон не передбачає жодних доплат до розміру декретних за страховим випадком, який настав до підвищення мінзарплати, і триває або продовжується у період, коли мінзарплата підвищилася.

Лікарняні працівникам, які працюють менше пів року

Оплачуйте лікарняні працівникам, які за останні 12 місяців перед страховим випадком не мають хоча б шість місяців страхового стажу, у розмірі не вищому за розмір мінзарплати (ч. 4 ст. 19 Закону № 1105). Проте спочатку переконайтеся, що таке обмеження слід застосувати.

Коли обчислюєте лікарняні, враховуйте не тільки страховий стаж, який працівник набув, коли працював у поточного роботодавця, а також і стаж, який він набув на попередніх місцях роботи.

Тобто, якщо за останні 12 місяців перед страховим випадком працівник набув шість або більше місяців страхового стажу, але на іншому місці роботи, е-лікарняний розміром мінзарплати не обмежуйте.

Визначайте розмір страхового стажу працівника, зокрема за останні 12 місяців, за допомогою довідки з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатка 9. При цьому враховуйте, що в довідці за формою ОК-5 та ОК-7, які роботодавець/страхувальник самостійно замовив та отримав через особистий електронний кабінет ПФУ, не відображають період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість у Додатку 9 зазначають страховий стаж працівника, який він набув за всіма місцями роботи.

Приклад 2. Лікарняні працівнику, який працює у поточного роботодавця менше пів року НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу до установи 02.08.2021, однак 07.12.2021 захворів та пішов на лікарняний. При цьому на підставі довідки за формою ОК-5 бухгалтер встановила що загальний страховий стаж працівника перевищує вісім років. За останні 12 місяців перед страховим випадком, тобто у період з 01.12.2020 по 30.11.2021, працівник працював у іншого роботодавця два місяці, а також три місяці отримував допомогу у зв’язку з безробіттям від центру зайнятості. За останні 12 місяців працівник, з урахуванням соцвиплат та періоду роботи в іншого роботодавця, має 9 місяців страхового стажу. Тому його лікарняний обчислюйте на основі фактичного заробітку та обмеження розміром мінзарплати до лікарняних не застосовуйте.

Якщо у довідці ПФУ зазначив, що працівник на попередньому місці роботи набув стаж за один з місяців не 31 чи 30 к. дн, а наприклад, 9, 14, 23 к. дн., тобто неповний місяць, не відкидайте такі місяці. Підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останні 12 місяців перед лікарняним. Якщо в результаті отримаєте 182 дні або більше, обмеження не застосовуйте (Лист № 01-28-09-594).

Якщо такий спосіб підрахунку вам не підходить, застосуйте формулу, а саме:

За цією формулою до страхового стажу зараховуйте не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзарплати, враховуйте як один місяць (1,0). Натомість місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзарплати, страховий стаж обчислюйте за формулою і зараховуйте до нього тільки відповідну частину місяця (0,99 — 0,01). Після того, як визначили всі частини, що зараховують до страхового стажу, підсумуйте їх. Якщо ж у працівника за останні 12 місяців нема шести місяців страхового стажу, застосуйте обмеження мінзарплатою.

Пояснимо механізм обчислення лікарняних з урахуванням обмеження мінзарплатою на прикладах із практики.

Приклад 3. Лікарняні працівнику зі страховим стажем менше трьох років НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник на своє перше місце роботи влаштувався 01.09.2021. За кожен повний місяць роботи він отримав по 6000 грн. У період з 06.12.2021 по 17.12.2021 (12 к. дн.) працівник хворів, про що свідчить е-лікарняний з тимчасової непрацездатності. Як обчислити е-лікарняний? Аби обчислити такий е-лікарняний, дійте у три етапи. 1. Визначте середньоденний заробіток із фактичної зарплати за вересень — листопад 2021 року (91 к. дн.) з урахуванням страхового стажу: (6000 грн × 3) ÷ 91 к. дн × 50% = 98,90 грн. 2. Визначте середньоденний заробіток з мінзарплати: 6500 грн ÷ 30,44 к. дн. = 213,53 грн. 3. Порівняйте ці два показники: 98,90 грн < 213,53 грн. Середньоденний заробіток, який визначили із мінзарплати, більший за середньоденний із фактичного заробітку. Тому обчисліть е-лікарняний із фактичного середньоденного заробітку, який менший. Розмір е-лікарняного становитиме за рахунок: • роботодавця — 494,50 грн (98,90 грн × 5 к. дн.); • ФСС — 692,30 грн (98,90 грн × 7 к. дн.). Загальний розмір лікарняного склав 1186,80 грн (98,90 грн × 12 к. дн.).

Коли обчислюєте розмір середньоденного обмеження від мінзарплати, відсоток страхового стажу до нього не застосовуйте. Адже таким обчисленням визначають розмір максимальної величини, більшої за яку не може бути середньоденний заробіток працівника.

Деякі бухгалтери, які виявили, що е-лікарняний працівнику слід оплачувати з обмеженням, не застосовують страховий стаж до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзарплати. Однак це неправильно. Якщо в такий спосіб обчислити е-лікарняний з наведеного прикладу, виплата по ньому становитиме 2562,36 грн (213,53 грн × 12 к. дн.). При цьому розмір виплати за рахунок ФСС становитиме 1494,71 грн (213,53 грн × 7 к. дн.). Таким чином сума нецільового використання коштів ФСС складе 802,41 грн (1494,71 грн – 692,30 грн). Під час перевірки ревізор ФСС :

• зобов’яже установу сплатити ці кошти та штраф 401,20 грн, тобто 50% від надлишково використаної суми, на рахунок ФСС;
• накладе на бухгалтера адмінштраф у розмірі від 8 до 15 прожиткових мінімумів доходів громадян (ст. 165⁵ КпАП).

Приклад 4. Лікарняні працівнику із загальним страховим вище восьми років НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 01.09.2021 з посадовим окладом 8000 грн. У період з 06.12.2021 по 17.12.2021 він хворів (12 к. дн.). При цьому страховий стаж працівника за останні 12 місяців менший за шість місяців Проте його загальний страховий стаж перевищує вісім років. Як обчислити е-лікарняний? Оплачуйте е-лікарняний у розмірі 100%, однак застосуйте обмеження мінзарплатою. Щоб обчислити такий е-лікарняний, дійте у три етапи. 1. Визначте середньоденний заробіток із фактичної зарплати за вересень — листопад 2021 року (91 к. дн.) з урахуванням страхового стажу: (8000 грн × 3) ÷ 91 к. дн. × 100% = 263,74 грн. 2. Визначте середньоденний заробіток з мінзарплати: 6500 грн ÷ 30,44 к. дн. = 213,53 грн. 3. Порівняйте ці показники: 213,53 грн < 263,74 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати більший, обмежте лікарняний середньоденним заробітком з мінзарплати. Отже, розмір лікарняного становитиме за рахунок: • установи — 1067,65 грн (213,53 грн × 5 к. дн.). • ФСС — 1494,71 грн (213,53 грн × 7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних склав 2562,36 грн (213,53 грн × 12 к. дн.).

Декретні працівниці, яка працює менше пів року

Е-лікарняні у зв’язку з вагітністю та пологами працівниць, які за останні 12 місяців мають менше 6 місяців страхового стажу, обмежуйте двома мінзарплатами.

При цьому до такої категорії можуть потрапити й ті працівниці, які тривалий час перебувають у трудових відносинах з роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу.

Наразі страховий стаж за відповідний період часу не набувають особи, які перебувають у трудових відносинах, проте не сплачують ЄСВ, зокрема, за період:

• відпустки без збереження зарплати, карантинної відпустки тощо;
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медвисновком.

Е-лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами оплачуйте у розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 26. Закону № 1105).

Розглянемо механізм обчислення на прикладах із практики.

Приклад 5. Декретні працівниці без обмеження мінзарплатою НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця влаштувалася на роботу 06.09.2021 з посадовим окладом 9000 грн. А вже 08.12.2021 пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. Як обчислити е-лікарняний? Щоб обчислити декретні, дійте у три етапи. 1. Розрахуйте середньоденний з фактичного заробітку за жовтень та листопад 2021 року (61 к. дн.): 9000 грн × 2 ÷ 61к. дн. = 295,08 грн. 2. Визначте середньоденний заробіток з мінзарплати та подвійної мінзарплати: 6500 грн ÷ 30,44 к. дн. = 213,53 грн 6500 грн × 2 ÷ 30,44 к. дн. = 427,07 грн. 3. Порівняйте всі три величини: 213,53 грн < 295,08 грн < 427,07 грн. Оскільки середньоденний із фактичної зарплати менший за середньоденний із подвійної мінзарплати та більший за середньоденний із мінзарплати, обмеження та донарахування застосовувати не потрібно. Тож розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами з першого дня за рахунок ФСС становить 37 180,08 грн (295,08 грн × 126 к. дн.).

Приклад 6. Декретні працівниці, які обмежили подвійною мінзарплатою НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Жінка влаштувалась на роботу 02.08.2021 і за кожен повний місяць роботи отримувала заробітну плату у розмірі 15 000 грн. 09.12.2021 працівниці сформували е-лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. При цьому за останній рік вона не мала 6 місяців страхового стажу. Як оплатити е-лікарняний? Щоб оплатити е-лікарняний, дійте у три етапи. 1. Розрахуйте середньоденний з фактичного заробітку за вересень — листопад 2021 року (91 к. дн.): 15 000 грн × 3 ÷ 91 к. дн. = 494,51 грн. 2. Визначте середньоденний з мінзарплати, подвійної мінзарплати: 6500 грн ÷ 30,44 к. дн. = 213,53 грн 6500 грн × 2 ÷ 30,44 к. дн. = 427,07 грн. 3. Порівняйте ці величини: 213,53 грн < 427,07 грн < 494,51 грн. Оскільки середньоденний із фактичної зарплати працівниці більший за середньоденний із подвійної мінзарплати, слід обмежити допомогу середньоденним заробітком з подвійної мінзарплати. Отже, розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами з першого дня за рахунок ФСС становить 53 810,82 грн (427,07 грн × 126 к. дн).

Лікарняні або декретні сумісникам

Особам, які працюють у декількох роботодавців, е-лікарняні як у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, так і у зв’язку з вагітністю та пологами мають оплатити всі роботодавці такої особи (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Водночас, коли формують е‑лікарняний, враховують інформацію про основне місце роботи пацієнта та місце його роботи за сумісництвом. Тобто е-лікарняний буде доступний в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ всім роботодавцям, з якими пацієнт перебуває у трудових відносинах як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. І такі роботодавці мають оплачувати е-лікарняні на загальних умовах.

До страхового стажу, крім періоду трудових відносин, зараховуйте період, коли працівник отримував інші соцвиплати

 

Однак трапляються випадки, коли в особистому кабінеті страхувальника, у якого особа працює за сумісництвом, е-лікарняний не відображається. Така ситуація може виникнути з багатьох причин, зокрема через невідповідність реєстраційних даних працівника, що містить реєстр. Аби вирішити цю проблему, потрібно звернутися до ПФУ та у разі наявності помилки в реєстраційних даних працівника — відкоригувати їх.

Якщо ж в особистому кабінеті страхувальника е-лікарняні сумісника не відображаються, сумісник може підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з Електронного реєстру листків непрацездатності. Такий витяг видає територіальне відділення ПФУ в паперовій формі для кожного роботодавця окремо. Тобто сумісник має:

• звернутися до найближчого відділення ПФУ та отримати роздруківку свого е‑лікарняного;
• надати таку роздруківку на місце роботи за сумісництвом.

Щоб оплатити суміснику лікарняні або декретні, тільки е-лікарняного або витягу недостатньо. Знадобиться ще й довідка з основного місця роботи про зарплату такого працівника, яку він нарахував за 12 місяців, що передують місяцю, у якому настав страховий випадок (п. 30 Порядку № 1266, Лист № 5.2-28-65).

Е-лікарняний суміснику обчислюйте у такий самий спосіб, як і працівнику, що працює за основним місцем роботи, а саме:

• фактичний заробіток за розрахунковий період поділіть на календарні дні цього періоду;
• застосуйте до середньоденного заробітку, якщо це передбачає законодавство, відповідний відсоток страхового стажу;
• помножте середньоденний, який отримали, на кількість днів лікарняного, що підлягають оплаті.

При цьому працівникам, які за останні 12 місяців перед лікарняним не мають 6 місяців страхового стажу, лікарняні обмежуйте розміром мінзарплати.

Натомість сумісницям, у яких розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами у розрахунку на місяць є меншим за розмір допомоги, який обчислили з мінзарплати, донарахуйте відповідну суму (Лист № 5.2-28-1155).