Страховий стаж: як застосувати для оплати е-лікарняних

Порядок виплати допомоги з тимчасової непрацездатності (лікарняних) та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретних) урегульовують Закон № 1105 та Порядок № 1266. Щоб правильно оплатити е-лікарняний, зважайте на розмір страхового стажу працівника та час, за який він його набув.

З’ясуємо, як застосувати загальний страховий стаж під час оплати е-лікарняного в конкретних робочих ситуаціях та як відобразити відомості щодо страхового стажу в заяві-розрахунку.

Як правильно визначити

Страховий стаж — період/строк, протягом якого особа підлягала страхуванню через тимчасову втрату працездатності та за який щомісяця сплачувала страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок (ч. 1 ст. 21 Закону № 1105).

Про перервний чи безперервний страховий стаж не йдеться, оскільки таких видів страхового стажу Закон № 1105 не передбачає. Важливо визначити суму періодів, за які застрахована особа набувала страховий стаж. З них складається загальний страховий стаж.

Розмір страхового стажу визначайте за даними Держреєстру¹, а за періоди до його запровадження — за законодавством, що діяло раніше (ч. 2 ст. 21 Закону № 1105).

Держреєстр веде ПФУ. Індивідуальні відомості про страховий стаж працівника надають роботодавцям та/або працівникам відділення ПФУ на паперових носіях за формою ОК-5 або ОК-7 (п. 2 розд. 3 Положення № 10-1).

Розмір страхового стажу визначайте за даними Держреєстру, а за періоди до його запровадження — за законодавством, що діяло раніше

Щоб набути страховий стаж, особа має не лише підлягати соцстрахуванню, тобто бути найманим працівником або працювати за ЦПД, бути ФОПом або членом фермерського господарства, а й сплачувати страхові внески (ст. 18 Закону № 1105, Закон № 2464).

Тобто, якщо працівник перебуває у відпустці без збереження зарплати і за нього роботодавець не сплачує ЄСВ, страховий стаж за цей період він не набуває, хоча й перебуває у трудових відносинах.

Також до страхового стажу прирівнюють періоди від 1 січня 2016 року, протягом яких особа не підлягала страхуванню за Законом № 1105, але за неї сплачували ЄСВ відповідно до Закону № 2464 (ч. 4 ст. 21 Закону № 1105). Відповідно, з 01.01.2016 особам, які не перебували у трудових відносинах, проте самостійно сплачували ЄСВ, страховий стаж зараховують до загального страхового стажу.

Набувати страховий стаж працівник може не тільки у трудових відносинах з поточним роботодавцем.

До страхового стажу також зараховують період, коли особа:

• перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• отримувала виплати за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів, за винятком пенсії по інвалідності;
• працювала на умовах трудового договору (контракту) до набрання чинності Законом № 1105;
• сплачувала ЄСВ з 1 січня 2016 року, хоч і не підлягала страхуванню (ч. 1, 4 ст. 21 Закону № 1105).

Страховий стаж, який працівник набув до 31 грудня 2010 року, не залежить від розміру сплачених страхових внесків. Його не потрібно перераховувати. Цей стаж визначайте за даними трудової книжки працівника (ч. 4 ст. 21 Закону № 1105).

Як інформація про страховий стаж впливає на розрахунок лікарняних?

Як розрахувати для е-лікарняного

Щоб оплатити е-лікарняний, потрібно отримати інформацію про загальний страховий стаж працівника та стаж, який працівник набув за 12 місяців до страхового випадку. Розглянемо, як впливають ці два показники на розрахунок лікарняних.

Загальний страховий стаж

Загальний страховий стаж безпосередньо впливає на відсоток оплати лікарняних звичайних застрахованих осіб, яких не відносять до пільгових категорій (ст. 24 Закону № 1105):

Розмір лікарняних залежно від загального страхового стажу

Однак є й пільгові категорії застрахованих осіб, на яких не поширюються обмеження щодо оплати лікарняних залежно від розміру страхового стажу.

Лікарняні в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу надавайте:

• постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи 1—3 категорій;
• одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранам війни та особам, на яких поширюється дія Закону № 3551²;
• жертвам нацистських переслідувань за Законом № 1584;
• донорам, які мають право на пільгу за статтею 10 Закону № 239;
• особам, реабілітованим відповідно до Закону № 962, із числа тих, яких піддавали репресіям у формі позбавлення волі/ув’язнення або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
• медпрацівникам за період самоізоляції через COVID-19.

Якщо на самоізоляції через COVID-19 перебував не медпрацівник, е-лікарняний оплачуйте у розмірі 50% середнього доходу незалежного від розміру його загального страхового стажу. Натомість медпрацівникам оплачуйте 100% їх середньої зарплати незалежно від страхового стажу, а працівникам і гіг-спеціалістам резидентам Дія Сіті — в розмірі зарплати/доходу, з якого фактично сплачували страхові внески до ПФУ, незалежно від страхового стажу (ч. 2 ст. 24 Закону № 1105).

Однак, крім загального страхового стажу, важливо знати інформацію про стаж, який працівник набув за рік до настання страхового випадку. Чому?

Страховий стаж за рік до лікарняного

Зі страховим стажем працівника, який він набув за 12 календарних місяців до страхового випадку, пов’язане додаткове обмеження розміру оплати днів тимчасової непрацездатності за е-лікарняним. Адже лікарняні з урахуванням загального страхового стажу слід надавати тільки працівникам, які за 12 календарних місяців перед страховим випадком набули шість або більше місяців страхового стажу.

Натомість працівникам, які за рік перед настанням страхового випадку за даними Держреєстру мають страховий стаж менше ніж шість місяців, обчислюйте та виплачуйте:

• лікарняні — на основі нарахованої зарплати/доходу, з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір лікарняних, обчислених із МЗП³;
• декретні — на основі нарахованої зарплати/доходу, з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір декретних, обчислений із двократного розміру МЗП (ч. 4 ст. 19 Закону № 1105, п. 29 Порядку № 1266).

Якщо особа, що працює в установі менше ніж шість місяців, захворіла або отримала травму невиробничого характеру, вона має підтвердити свій страховий стаж довідкою за формою ОК-5 або ОК-7.

Якщо працівник надасть довідку за формою ОК-5 або ОК-7 з відомостями про те, що він за рік перед страховим випадком має не менше ніж шість місяців страхового стажу — обмеження не застосовуйте. Застосовуйте їх, якщо страховий стаж менший ніж шість місяців, навіть якщо загальний страховий стаж перевищує вісім років.

Як свідчить практика, найбільше помилок під час обчислення та оплати е-лікарняного виникає через те, що бухгалтери зазвичай неправильно застосовують страховий стаж під час розрахунку лікарняних. Розглянемо на конкретних прикладах, кому і як обмежувати розмір лікарняних.

Як і кому обмежити розмір лікарняних

Найпоширеніша помилка, якої припускаються бухгалтери, — під час розрахунків неправильно поєднують інформацію про загальний страховий стаж та стаж за рік перед страховим випадком. Зазвичай бухгалтери помилково не застосовують обмеження МЗП до лікарняних застрахованих осіб, які мають 100% страхового стажу або відповідну пільгу, навіть якщо вони не мають шести місяців страхового стажу за рік перед е‑лікарняним. Або, навпаки, лікарняні обмежують розміром допомоги, який розрахували з МЗП, однак не враховують розмір загального страхового стажу застрахованої особи.

Розглянемо, як застосувати відомості про страховий стаж у конкретних робочих ситуаціях.

Приклад 1. Страховий стаж більше ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 01.11.2021, а 18.11.2021 захворів. В особистому кабінеті страхувальника відобразився е-лікарняний. Бухгалтер визначив, що загальний страховий стаж цього працівника перевищує вісім років. Відповідно, е-лікарняний слід оплачувати у розмірі 100%. При цьому за період з 01.11.2020 по 31.10.2021 працівник три місяці працював в іншого роботодавця і ще сім місяців отримував допомогу по безробіттю від центру зайнятості.

Тож за останній рік перед е-лікарняним страховий стаж працівника становить 10 місяців. Відповідно, обмеження розміром МЗП до е-лікарняного не застосовуємо.

Приклад 2. Страховий стаж менше ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 18.10.2021, а 15.11.2021 захворів. В особистому кабінеті страхувальника відобразився е-лікарняний. За період з 18.10.2021 по 14.11.2021, тобто за 28 календарних днів (к. дн.), працівник отримав зарплату у розмірі 7000 грн. На підставі довідки ОК-7 бухгалтер з’ясував, що за період з 01.11.2020 по 31.10.2021 працівник набув тільки чотири місяці страхового стажу. Його загальний страховий стаж перевищує вісім років.

Розмір лікарняних працівникам, які за рік до страхового випадку не мають шести місяців страхового стажу, обчислюйте на підставі пункту 5 Порядку № 1266. Щоб розрахувати середньоденну зарплату, якою обмежуватимете суму лікарняних, поділіть МЗП на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

У нашій ситуації застрахована особа перебувала у трудових відносинах неповний календарний місяць. Тому розрахунковий період визначайте за фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку № 1266).

Тобто, щоб визначити середньоденну зарплату, фактичну зарплату працівника за період з 18.10.2021 по 14.11.2021 поділіть на кількість календарних днів цього періоду, а саме:

Оскільки загальний страховий стаж працівника перевищує вісім років, він має право на лікарняні за один календарний день хвороби у розмірі 100% від розрахованого середньоденного заробітку.

Обмежуйте лікарняні розміром середнього заробітку, обчисленого з мінзарплати, якщо страховий стаж працівника за рік перед лікарняним не перевищує шести місяців

Проте страховий стаж працівника за останні 12 місяців перед страховим випадком становить лише чотири місяці. Тому його середньоденний заробіток слід обмежити розміром МЗП, тобто сумою 213,53 грн (6500 грн ÷ 30,44).

Середньоденний заробіток із фактичної зарплати більший за середньоденний заробіток із МЗП (213,53 грн < 250 грн), тому обмеження застосовуємо.

Як відобразити відомості в заяві-розрахунку

Форму заяви-розрахунку містить додаток 1 до Порядку № 12. Зазначайте у графах 21 і 22 додатка 1.1 до заяви-розрахунку відомості про загальний страховий стаж застрахованої особи, а також страховий стаж, який вона набула за останні 12 місяців перед страховим випадком. Заповнюйте ці графи, коли подаєте заяву-розрахунок для оплати як лікарняних, так і декретних.

Страховий стаж у графах 21 і 22 додатка 1.1 до заяви-розрахунку зазначайте в повних місяцях без заокруглень. Наприклад, якщо страховий стаж працівника становить 1 рік 5 місяців 12 днів, у графі 21 загальний страховий стаж позначте цифрою «17», а в графі 22 страховий стаж за останні 12 місяців — цифрою «12».

Коли оплачуєте е-лікарняний застрахованій особі, загальний страховий стаж якої перевищує вісім років, в графі 21 вкажіть цифру «96», тобто кількість повних місяців за вісім повних років.

Не буде помилкою, якщо в графі 21 відобразите фактичну кількість повних місяців страхового стажу, які застрахована особа набула за весь період її трудової діяльності, що перевищує 96 місяців. Однак ФСС наголошує, що доцільно вказати саме цифру «96». Адже застрахованим особам, страховий стаж яких перевищує вісім років, допомогу надають у розмірі 100%. Позаяк це максимальний розмір оплати за е-лікарняним, вказувати у графі 21 додатка 1.1 більшу кількість місяців страхового стажу, ніж 96, немає сенсу.

Найпоширеніша помилка під час оформлення заяви-розрахунку — заповнення відомостей про страховий стаж без звірки з Держреєстром. Зазвичай під час перевірки виявляється, що такі відомості не відповідають дійсності.

Якщо неправильно обчислили страховий стаж і оплатили е-лікарняний у меншому розмірі, розрахуйте лікарняні правильно та подайте до ФСС нову заяву-розрахунок. У ній зазначте суму, яку не доплатили працівнику за е-лікарняним. Коли отримаєте кошти від ФСС, виплатіть їх працівнику в установлений законом строк.