Аванс за січень 2022 року: як не переплатити через свята

У першій половині січня країна традиційно піде на новорічні свята. За трудовим законодавством січень 2022 року для працівників з п’ятиденкою почнеться так: відпочиватимемо з 1 по 3 січня та з 7 по 9 січня. Між цими вихідними вклинюються три робочих дні (4, 5 та 6-те), але деякі підприємства і їх оголосили вихідними — за такого графіку першим робочим днем січня стане 10-те число. Як правильно порахувати іnbsp;заплатити аванс за перший місяць року — розповімо далі.

Орієнтуйтеся на норму часу

У статті «Як не помилитися у строках виплати зарплати», надрукованій у № 12 нашого видання за 2021 рік, ми вже розповідали, що аванс можна визначати одним із способів:

• у відсотках від окладу. За такого способу розрахунку відсоток встановлюють один раз у локальному документі й не змінюють під час кожної виплати;
• обчислювати виходячи з фактично відпрацьоваго часу у першій половині місяця.

У другому випадку суму авансу рахують за формулою:

Як бачимо, у формулі фігурують два значення, що прив’язані до часових показників:

• фактично відпрацьована кількість годин;
• норма часу.

Розберемо їх детальніше.

У січні за п’ятиденного тижня 12 вихідних та святкових і лише 19 робочих днів. При цьому на першу половину січня припадає лише 8 днів роботи, з яких один день (6 січня) — передсвятковий, тобто його тривалість скорочується на годину.

Отже, маємо:

• норма часу в січні 2022-го за 5-денного та 40-годинного робочого тижня — 151 година;
• робочі години, що припадають на першу половину (до 15 січня 2022 року включно) — 63 години.

Аби визначити аванс за першу половину січня, слід помножити оклад на коефіціент:

А як бути, якщо на підприємстві оголошено вихідні з 4 по 6 січня?

Сподіваємося, це було зроблено з дотриманням вимог КЗпП і всіх працівників попередили про введення вихідних за 2 місяці до цього. Інакше змінювати розпорядок роботи за ініціативою роботодавця неправомірно (ст. 32 КЗпП). У такому випадку можна наразитися на штраф у розмірі мінзарплати за статтею 265 КЗпП.

У разі зміни режиму роботи й оголошення додаткових вихідних норма робочого часу за січень 2022 року змінюється і в першій половині січня залишається тільки 5 робочих днів (40 годин), а загалом січень включатиме 16 робочих днів (128 годин). Тому для обчислення авансу треба буде помножити оклад на коефіціент: 40 год ÷ 128 год = 0,3125

Так визначите мінімальний розмір авансу на виконання вимоги частини 3 статті 115 КЗпП. Якщо заплатити більше, порушенням трудового законодавства це не буде. Але у такому разі, якщо працівник звільниться одразу після виплати авансу, можете отримати головний біль з перерахунком. Адже якщо сума авансу буде завищена, може статися так, що під час кінцевого розрахунку не ви будете винні працівникові, а він вам. Тож підходьте до цього питання зважено.

Враховуйте лікаряний та відпустку

Дні відпустки та тимчасової непрацездатності не включайте у відпрацьований час. Відповідно, аванс за ці дні платити не потрібно. Тому, якщо жоден день у першій половині місяця не відпрацьовано через хворобу або законний відпочинок, аванс працівникові не платіть. Утім бухгалтери часто переймаються питанням виплати авансу працівникам, що пішли на лікарняний, через формулювання статті 115 КЗпП, яка вимагає сплачувати зарплату «не рідше двох разів на місяць». На перший погляд здається, що хоч якусь суму за першу половину місяця виплатити мусите, адже інакше порушите вимоги трудового законодавства. Але порівняйте цю ситуацію з іншою: працівник на весь місяць пішов у відпустку за власний рахунок. Ані авансу, ані зарплати за місяць ви йому не платите, бо він не працював. І жодних порушень тут не буде. Для зарплати за першу половину місяця це правило діє так само: не працював — не заробив.

Знов-таки, якщо ви все ж виплатили працівникові аванс за першу половину місяця, незважаючи на те, що він перебував на лікарняному, порушення трудового законодавства тут не буде: за переплату коштів співробітнику Держпраці не оштрафує. Але для бюджетних установ встановлені дещо інші правила гри — нецільове використання коштів там не заохочується, тож бухгалтерам бюджетних установ під час виплати авансу радимо бути особливо уважними.

Аванс з урахуванням лікарняного НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Організація працює за графіком п’ятиденного робочого тижня (вихідні — субота та неділя) та із встановленою нормою часу 40 годин на тиждень. З 4 по 10 січня 2022 року один з працівників перебував на лікарняному, а з 11-го став до роботи. За першу половину місяця він відпрацював 4 робочих дні (32 години), а всього в січні 151 робоча година. Його оклад становить 11 000 грн. Такий працівник має отримати аванс у сумі не меншій, ніж 11 000 × 32 ÷ 151 = 2 331,13 грн

Контролюйте включність виплат

Під час розрахунку суми авансу не враховуйте премії, доплати, надбавки, які встановлюють у відсотках до окладу, а також компенсаційні та заохочувальні виплати — їх обчислите та сплатите наприкінці місяця. Але доплату за роботу в нічні години, якщо така була у першій половині місяця, радимо виплатити разом з авансом. Пояснимо, чому так.

Роботу в нічний час оплачуйте в підвищеному розмірі, встановленому генеральною, галузевою угодами та колективним договором. Але КЗпП визначає мінімум, нижче якого доплата за нічні години бути не може — 20% ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час (ст. 108 КЗпП).

Згідно зі статтею 115 КЗпП розмір авансу має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника. Якщо на першу половину місяця припала робота в нічні години, то підвищений розмір зарплати за такі години працівник уже заробив. Ця додаткова виплата не залежить від результатів роботи за місяць. Тому, якщо роботу в нічні години не врахуєте під час виплати авансу, це може дати контролерам підставу говорити про заниження його суми. Тож додаткову виплату за роботу в нічні години в першій половині місяця варто перерахувати вже під час виплати авансу.

Нічний час — це час з 10 години вечора до 6-ї ранку (ст. 54 КЗпП).

Так само радимо поставитися до оплати роботи у святкові дні: вона апріорі має бути оплачена у подвійному розмірі (ст. 107 КЗпП), незалежно від того, чи скористається працівник можливістю отримати додатковий вихідний за роботу у святковий день. Тому, якщо ваші працівники трудилися на свята (1, 7 січня) за наказом підприємства, оплатіть їм роботу в такі дні в подвійному розмірі вже під час перерахування авансу.

А от оплату понаднормових робіт проводьте тільки наприкінці періоду, за який визначили норму робочого часу, яка перевищена (зазвичай — за місяць).

Крім того, колективний договір може встановлювати додаткові виплати, які працівник має право отримати разом із зарплатою за першу половину місяця. Такі приписи колдоговору потрібно виконувати.

Не забудьте оподаткувати

Під час кожної виплати авансу роботодавець має сплатити до бюджету ПДФО, військовий збір та ЄСВ. Інакше банк просто не пропустить платіжки з сумою авансу, спираючись на вимоги підпункту 168.1.2 ПК та абзацу 2 частини 8 статті 9 Закону про ЄСВ. Усі суми нарахувань та утримань визначайте розрахунковим шляхом.

Вимогу щодо дотримання мінімального розміру ЄСВ, встановлену частиною 5 статті 8 Закону про ЄСВ, під час виплати авансу виконувати не потрібно.

Не застосовуйте податкову соцпільгу до суми авансу, адже її враховують у разі виплати доходу (зарплати) за місяць.

Ось і все — крапки над «і» розставлено. Тепер ви не застрягатимете на спірних моментах і зможете швидко розрахувати аванс за січень 2022 року.