Відсторонили від роботи невакцинованого працівника: що в єдиній звітності

Алла Воловенко , експерт Експертус Головбух

БУХГАЛТЕР МАЄ ЗНАТИ

чи зазначати в Д5 реквізити наказу про відсторонення працівника
що врахувати, коли заповнюватимете додатки Д1 та 4ДФ
коли донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску

Триває вакцинація проти гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2. Для працівників яких підприємств, установ та організацій вона є обов’язковою, визначає Перелік № 2153. Працівників, які відмовляються/ухиляються від обов’язкових профілактичних щеплень проти ковіду, з 8 листопада керівники відсторонюють від роботи без збереження зарплати (п. 19 Постанови № 1096). Виняток — працівники, які мають медичні протипоказання (Перелік № 595). Наразі вже відсторонюють від роботи невакцинованих працівників:

центральних органів виконавчої влади та їх територіальних органів;
місцевих держадміністрацій та їх структурних підрозділів;
закладів освіти та наукових установ незалежно від типу та форми власності.

У Д5 до Розрахунку

період відсторонення від роботи невакцинованого працівника не відображайте

Із 9 грудня список таких працівників значно розширився. Адже МОЗ поповнив Перелік № 2153, зокрема, установами і закладами соціального захисту, реабілітаційними закладами, а також підприємствами критичної інфраструктури.

Щоб відсторонити від роботи невакцинованих працівників, керівники зазначених підприємств/установ/організацій зобов’язані видати відповідний наказ/розпорядження та ознайомити з ним працівників під особистий підпис. А бухгалтер має відобразити відомості щодо відсторонених працівників у Розрахунку¹, зокрема, за IV квартал 2021 року.

¹ Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

З’ясуємо, як показати інформацію про застрахованих осіб, яких відсторонили від роботи без збереження зарплати, у додатках Д5, Д1 та 4ДФ до Розрахунку.

1. Додаток Д5

У Д5 до Розрахунку зазначайте відомості про застрахованих осіб, тільки якщо для цього є конкретні підстави, а саме, якщо протягом звітного періоду:

уклали або розірвали трудовий або ЦПХ-договір з фізособою, яка не є ФОП;
перемістили особу з одного структурного підрозділу до іншого, перевели на іншу постійну посаду або роботу в тій самій організації, призначили на нову посаду;
надали відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
надали відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трьох або шести років (п. 5 розд. ІV Порядку № 4).

Під час відсторонення працівника від роботи роботодавець призупиняє трудові правовідносини, однак дію трудового договору не припиняє. На період відсторонення за працівником зберігається робоче місце, на яке роботодавець має допустити працівника, як тільки той отримає принаймні одну дозу вакцини.

Отже, позаяк наказ/розпорядження про відсторонення невакцинованого працівника від роботи дію трудового договору не перериває, відомості щодо відсторонення та реквізитів такого наказу в Д5 до Розрахунку не відображайте.

2. Д1 до Розрахунку

Порядок № 4 вимагає відображати в Д1 до Розрахунку не лише відомості про доходи працівників, на які нараховують ЄСВ, а й інформацію, скільки днів перебуваєте з працівником у трудових відносинах, навіть якщо дохід протягом звітного періоду йому не виплачували (п. 1 розд. ІV Порядку № 4). Це стосується й випадків, коли невакцинованого працівника відсторонинили від роботи без збереження заробітної плати.

Позаяк з відстороненими від роботи працівниками трудові відносини призупинили, проте не розірвали, відображайте відомості щодо них у Д1 до Розрахунку щомісяця на загальних підставах.

У Табличній частині Д1 до Розрахунку, зокрема, вкажіть:

у графах 7 та 11	особисту інформацію працівника
графу 13	не заповнюйте, позаяк, хоча працівник відсторонений від роботи без збереження зарплати, він не перебуває у відпустці «за власний рахунок» (ст. 25 та 26 Закону про відпустки)
у графі 14	кількість днів перебування в трудових відносинах з працівником, тобто повну кількість к. дн. відповідного місяця звітного періоду
графи 16, 17, 19, 20	не заповнюйте лише у випадку, якщо зарплату не нараховували працівнику протягом усього місяця
графи 21—24	заповніть так само, як і до періоду відсторонення

Зауважте, якщо роботу за посадою працівника, якого відсторонили від роботи, зараховують до спецстажу, проставте у графі 23 табличної частини Д1 до Розрахунку ознаку «1 — так» та відобразіть відомості про такого працівника в додатку Д6 до Розрахунку в загальному порядку.

Позаяк невакцинованих працівників відсторонили від роботи без збереження зарплати лише з 8 листопада, до цієї дати, тобто за перші пять робочих днів місяця, зарплату нараховуватимете їм за ці дні на загальних підставах. Тому у графах 16, 17, 19, 20 Д1 за листопад 2021-го вкажіть суму фактично нарахованої зарплати відстороненому працівникові та суму нарахованого на неї ЄСВ.

Держпраці наголошує, що за період відсторонення від роботи без збереження заробітної плати страховий внесок на соціальне страхування не сплачується, а такий період до страхового стажу не зараховується.

У Д1 до Розрахунку відомості про трудові відносини з працівником у період його відсторонення зазначайте в загальному порядку

Проте, позаяк у листопаді 2021-го у відстороненого працівника, який не є особою з інвалідністю, база для нарахування ЄСВ менша за МЗП², і трудові відносини у цьому місяці з ним не розірвали, слід донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску.

² Мінімальна заробітна плата, встановлена законом на місяць, за який застрахована особа отримала дохід.

Водночас, якщо в грудні 2021 року період відсторонення працівника від роботи без збереження зарплати триватиме та жодних доходів, на які нараховують ЄСВ, працівникові не виплачуватимете, у Д1 за грудень щодо цього працівника графи 16, 17, 19, 20 не заповнюйте та ЄСВ до мінімального страхового внеску не донараховуйте.

У разі тимчасової непрацездатності застрахованій особі надають допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати/доходу (п. 1 ст. 22 Закону № 1105).

Але лікарняний, який працівник отримав у період, коли його відсторонили від роботи без збереження заробітної плати, не оплачуйте та в Д1 до Розрахунку не відображайте. Адже працівник не втратив заробіток за час лікування.

Зауважте, відсторонення працівника від роботи не враховують до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку (ст. 82 КЗпП, ст. 9 Закону про відпустки).

Проте працівник може піти у відпустку під час відсторонення від роботи:

якщо настав строк надання щорічної відпустки відповідно до затвердженого графіка відпусток;
за згодою власника;
якщо відсторонений від роботи співробітник належить до категорії працівників, яким роботодавець зобов’язаний надати відпустку в зручний час.

Відсторонення від роботи немає серед умов, які визначають або обмежують право працівника на відпустку (роз’яснення Держпраці на офіційному вебсайті).

Тому, якщо у період, коли працівника відсторонили від роботи, роботодавець за його згодою надасть йому оплачувану відпустку, відпускні нараховуйте, виплачуйте та відображайте у Д1 до Розрахунку за загальними правилами. Відповідно, якщо в місяці, за який нараховуватимете відпускні, база нарахування ЄСВ буде меншою за МЗП, за цей місяць донарахуйте ЄСВ до мінімального страхового внеску.

3. 4ДФ до Розрахунку

У додатку 4ДФ до Розрахунку відомості щодо нарахованих/виплачених доходів відстороненого працівника та нарахованих/перерахованих ПДФО та ВЗ відображайте за фактом проведення таких операцій. Щодо кожної фізичної особи заповнюйте стільки рядків, скільки ознак доходів вона має (п. 4 розд. ІV Порядку № 4).

ЄСВ до мінімального страхового внеску відстороненому працівнику не нараховуйте, тільки якщо протягом звітного місяця не нараховували йому доходи

Тобто якщо нараховуватимете і виплачуватимете працівнику, якого відсторонили від роботи з 8 листопада, зарплату за перші пять робочих днів листопада, відобразіть у Розділі І 4ДФ за листопад суму такого нарахованого/перерахованого доходу та утриманих з нього ПДФО та ВЗ з ознакою доходу «101».

Натомість якщо в грудні 2021-го жодних доходів відстороненому від роботи працівникові не нараховуватимете і не виплачуватимете, відомостей щодо нього у 4ДФ за грудень 2021-го не надавайте. А також не враховуйте такого працівника в рядку 02 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» 4ДФ за грудень 2021 року.